2024/06/24 更新

企業の採用活動で、求職者との一番最初のコンタクトとなるのが、応募後の連絡です。

このファーストコンタクトは、応募者に企業イメージを大きく印象付ける非常に大切なタイミングの一つです。

さらに、採用担当者は、応募者からすればその企業で初めて会う「企業の代表」であり、いわば「企業の顔」といってもいいでしょう。

企業の「顔」として恥ずかしくないよう、採用担当者には常に丁寧な対応が求められています。

ですが、いざ応募が入った時、

「応募者に対してどのように返信をすればいいのか悩んでしまう…」
「メール作成に時間が掛かって困っている…」
「様々な業務に追われている中、応募者対応が後回しにしてしまう…」

そんな採用ご担当者様が多いと思います。

実は応募者は、WEB応募後、約6割が「1日以内の連絡」を希望しており、更にそのうち2割は「1時間以内の連絡」を希望しています。

応募があってすぐに対応しなければ、求職者のモチベーションはどんどん下がっていき、面接設定前の離脱率が高くなってしまいます。

出来る限り早い対応が望まれる中で、この記事では、

「応募から面接」
「面接から採用まで」
「不採用通知」

の流れで必要な11種類のメールテンプレートを用意しました。

テンプレートを使うことで、

• 文面に悩まずすぐに返信できる
• 人事採用ご担当者様の負担軽減
• 不採用時の返信にストレスがかからなくなる

など様々なメリットがあります。

そのままコピー＆ペーストでご利用可能ですので、ぜひご活用ください。

応募確認・受付完了（後ほど連絡）メールテンプレート

タイトル：【株式会社●●】ご応募ありがとうございます。

○○様

お世話になります。株式会社●● 採用担当の△△でございます。
この度は弊社求人にご応募いただきまして誠にありがとうございました。

選考に関する今後のご連絡については、
【3営業日以内を目処】にお知らせさせていただきます。
恐れ入りますが、今しばらくお待ちください。

何かご不明点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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書類選考のため、書類送付依頼メールテンプレート

タイトル：【株式会社●●】履歴書送付のお願い

○○様

こんにちは。株式会社●●　採用担当の△△です。
この度は、ご応募いただきまして誠にありがとうございました。

今後の選考にあたり、まずは○○様の「履歴書」と「職務経歴書」の送付をお願いしております。

（メール送付の場合）
【宛先】(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
【件名】履歴書等送付の件（氏名）
本メールに返信する形で、ご送付ください。

（書類送付の場合）
■書類送付先
〒000-0000　○○県○○市○○町○○
株式会社●●　採用担当宛
お手数ですが、当社までお送りくださいますようお願いいたします。

書類を確認後、再度○○様にご連絡いたします。

ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
それでは、○○様からの書類送付をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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書類選考不合格のメールテンプレート

タイトル：【株式会社●●】書類選考結果のご連絡

○○様

こんにちは。株式会社●●　採用担当の△△です。
この度は、弊社の求人にご応募いただき、書類も送付いただき誠にありがとうございました。

頂戴しました書類をもとに選考を進めさせていただきましたが、
厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、
今回は採用を見送らせていただくことになりました。

限られた採用枠に対して多数のご応募をいただいており、
慎重に選考を進め、判断させていただいた結果でございます。

ご希望に添えず恐縮ですが、
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

多数の企業の中から当社にご応募いただきましたことに
感謝するとともに、より一層のご活躍をお祈り申し上げます。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させて頂きますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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求人募集終了のため、断りのメールテンプレート

タイトル：【株式会社●●】ご応募ありがとうございます。

○○様

お世話になります。株式会社●● 採用担当の△△でございます。
この度は弊社求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。

大変申し訳ございませんが、採用予定人数に達した為、
今回のご応募に関しては選考を見送らせていただく事となりました。

一部の求人媒体にて応募期間を提示させて頂いておりましたが、
期限前での募集終了となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

悪しからずご了承下さいます様、お願い申し上げます。
末筆ながら、今後のご健勝をお祈り申し上げます。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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【対面】書類選考合格・面接案内のメールテンプレート

タイトル：【株式会社●●】面接日時に関しまして

○○様

こんにちは。
株式会社●●　採用担当の△△です。
この度は、履歴書および職務経歴書をご提出していただき誠にありがとうございました。

書類選考の結果、○○様と、ぜひ面接にてお話させていただきたく、ご連絡差し上げました。

面接に進んでいただける場合は、
以下面接の詳細をご確認の上、ご返信いただければと思います。

【面接候補日】
［候補1］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間
［候補2］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間
［候補3］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間

※所要時間は●分程度を予定しています。
※上記日程でご都合が合わない場合は再度調整いたします。
※コロナ感染予防対策のため、マスク着用での面接をお願いしております。

【面接場所】
株式会社●● ●●オフィス
〒000-0000　○○県○○市○○町○○

【持ち物】
□筆記用具
（□履歴書（写真貼付））※必要に応じて追加
（□職務経歴書）※必要に応じて追加

【備考】
※事前にご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ

ご返信をお待ちしております。
引き続きよろしくお願いいたします。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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【オンライン】書類選考合格・面接案内のメールテンプレート

タイトル：【株式会社●●】面接日時に関しまして

○○様

こんにちは。株式会社●●　採用担当の△△です。
この度は、履歴書および職務経歴書をご提出していただき誠にありがとうございました。

書類選考の結果、○○様と、ぜひオンライン面接にてお話させていただきたく、ご連絡差し上げました。

面接では、ZOOM(使用ツールを記載)を使用したオンライン面接で、カメラありを予定しています。
また、お手持ちのスマートフォンでもご対応いただけます。

オンライン面接に進んでいただける場合は、
以下、面接の詳細をご確認の上、ご返信いただければと思います。

【面接候補日】
［候補1］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間
［候補2］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間
［候補3］●月●日（●）　●●:●●～●●:●●の間

※所要時間は●分程度を予定しています。
※上記日程でご都合が合わない場合は再度調整いたします。
※Zoomでの面接方法につきましては、後ほどご案内いたします。

【面接場所】
ご自宅等、周りの音が入らない静かな環境でお願いいたします。

【持ち物】
□筆記用具

【備考】
※事前にご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ

ご返信をお待ちしております。
引き続きよろしくお願いいたします。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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面接日確定メールテンプレート

タイトル：【株式会社●●】面接日時の決定について

○○様

こんにちは。株式会社●●　採用担当の△△です。
面接希望日時をご返信いただきまして、ありがとうございました。

それでは、以下の日程でお時間をいただけますと幸いです。

【面接日】●月●日（●）　●●:●●～●●:●●

※所要時間は●分程度を予定しています。
※コロナ感染予防対策のため、マスク着用での面接をお願いしております。

【面接場所】
株式会社●● ●●オフィス
〒000-0000　○○県○○市○○町○○

【持ち物】
□筆記用具
（□履歴書（写真貼付））※必要に応じて追加
（□職務経歴書）※必要に応じて追加

【備考】
※事前にご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ

なお、ご都合がつかない場合は、ご来社可能な日程および時間帯をご連絡いただけますと幸いです。
選考にあたり、不安な点や確認事項などがありましたらお気軽にご連絡ください。

当日、○○様にお会いできるのを楽しみにしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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面接日前日の確認メールテンプレート

タイトル：【株式会社○○】面接日時のリマインド

○○様

こんにちは。株式会社●●　採用担当の△△です。
面接が明日になりましたので、再度お知らせいたします。

【面接日】●月●日（●）　●●:●●～●●:●●

※所要時間は●分程度を予定しています。
※コロナ感染予防対策のため、マスク着用での面接をお願いしております。

【面接場所】
株式会社●● ●●オフィス
〒000-0000　○○県○○市○○町○○

【持ち物】
□筆記用具
（□履歴書（写真貼付））※必要に応じて追加
（□職務経歴書）※必要に応じて追加

【備考】
※事前にご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ

その他、なにかございましたら、遠慮なくご連絡いただければと思います。

【連絡先】
000-000-0000（採用担当：◯◯）

○○様にお会いできるのを、とても楽しみにしております。
それでは、明日よろしくお願いいたします。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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面接後の合格・内定通知メールテンプレート

タイトル：【株式会社●●】選考結果に関するご案内

○○様

こんにちは。株式会社●●　採用担当の△△です。

先日はお忙しい中、当社の面接にお越しいただき、
誠にありがとうございました。

選考の結果、ぜひ○○様にご入社いただきたいと存じます。

つきましては、ご入社にあたりご提出いただく書類を本日郵送いたしますので、
期限までにご返送くださいますよう、よろしくお願いいたします。

ご入社日・採用日は●月●日付の予定でございます。

ご不明な点などございましたら、採用担当△△（電話：000-000-0000、メールアドレス000＠0000.co.jp）までお気軽にお問い合わせください。

選考にあたりましては、たびたびお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
○○様を新たな仲間として迎えられることを大変嬉しく思っております。
まずはメールで恐縮ですが、取り急ぎご連絡申し上げます。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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面接後の不合格メールテンプレート

タイトル：【株式会社●●】選考結果について

○○様

こんにちは。株式会社●●　採用担当の△△です。
先日はお忙しい中、当社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、残念ですが今回はご希望に添えない結果となりましたことをご連絡させていただきます。

限られた採用枠に対して多数のご応募をいただいており、
慎重に選考を進め、判断させていただいた結果でございます。

誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。

多数の企業の中から当社にご応募いただきましたことに感謝するとともに、より一層のご活躍をお祈り申し上げます。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させて頂きますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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面接辞退・内定辞退者対応のメールテンプレート

タイトル：【株式会社●●】選考辞退の受諾に関しまして

○○様

こんにちは。株式会社●●　採用担当の△△です。

この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございました。

弊社としても誠に残念ではございますが、採用選考辞退のお申出を受付けました。
なお、これまでお預かりしました履歴書等は当社にて破棄いたしますことをご了承ください。

末筆ながら、○○様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

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株式会社●●
採用担当
△△　△△(名前・ふりがな)

住所：〒000-0000　○○県○○市○○町○○
TEL：000-000-0000
MAIL：(採用専用のアドレスや、採用担当者の専用アドレス)
URL：(ホームページのアドレス）

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不採用・書類選考落ちの場合、履歴書は返却or破棄、どうするべきか

結論から言うと、企業側で履歴書や職務経歴書をどう取り扱うべきかについては、返却でも破棄でも自由です。

書類選考や面接時に提出された応募書類は、企業が受け取った時点で所有権が企業側に移るため、書類の取り扱い方法は全て企業の方針や判断に委ねられます。

ただし、応募書類には応募者の個人情報が記載されているため、同時に個人情報保護の義務も生じます。

個人情報保護法では、応募書類は第三者の目に触れないように厳重に保管し、一定期間が経過したら適切な方法で破棄することが定められており、情報の取扱いに細心の注意を払わなければなりません。

なお、破棄する場合、破棄するまでの保管期間や処理方法などは特にルールはありません。

保管期間は、1～2か月保管する企業もあれば、半年～1年保管する企業もありますし、処分方法もシュレッダーで裁断したり、溶解処理をしたり、個人情報が分からなくなる破棄方法であれば何でもOKです。

もちろん、応募者に返却することも可能です。

送付方法は、書類を送付した記録が残る「特定記録郵便」がオススメです。

加算料金が掛かりますが、受領証が発行されるので発送証明ができ、追跡サービスも利用できるのがメリット。

応募書類には採否結果に関するコメントやメモ書き、内部情報を直接書き込まないようにしましょう。

返却・破棄、どちらにするにせよ、応募書類の取り扱い方法について、あらかじめ応募者に「返却」「破棄」「一定期間保管した後に破棄」と伝えておいた方が良いでしょう。

特に破棄の場合は、応募者に何も言わずに破棄してしまうと、後から返却を求められた際にトラブルになることが多いです。

書類一つですが、丁寧な対応が必要です！

メールテンプレートはアレンジすると更に印象UP

応募者対応は、採用になるまで何度もやり取りが発生し、採用ご担当者様にとって通常業務にプラスした負担となりがちです。

と同時に、求職者が初めて企業と接する大切なステップの一つですので、求職者の離脱を防ぎ、スムーズに選考に進んでもらうために、相手の立場に立った丁寧な対応が大切です。

この記事のメールテンプレートをうまく活用し、効率的に採用業務を行いましょう。

メールテンプレートは、このままコピー&ペーストで利用していただいても大丈夫ですが、一言だけでも採用ご担当者様のコメントを付け加えることをオススメします。

ほとんどの求職者は、1社だけではなく複数の求人に応募しており、様々な会社から同じような内容の事務的なメールを見ている可能性が高いです。

そんな中、一言相手を気遣うような言葉や、面接で話した内容を盛り込むだけで、求職者は

「コピペではなく、1人1人大切に送ってくれているんだ」
「自分のことをよく理解して、必要としてくれているんだ」

と感じ、他社との差別化を図ることもできます。

ちょっとしたひと手間は掛かりますが、結果的に、御社への志望率が上がり、面接率の向上や内定後辞退のリスクを下げることに繋がります。

メール送信前は、応募者の名前間違いや誤字脱字、記載情報に誤りがないか細やかにチェックしてくださいね。

応募者対応を自動で行う「面接コボット」を導入するのもオススメ！

「面接コボット」とは、応募対応から面接日時設定までの応募者のやり取りを、24時間・365日、自動で行ってくれる、オールインワンの採用管理ツールです。

面接の日程調整、社内コミュニケーション、応募者一元管理、WEB面接などの間接業務を削減することで、採用成功のための業務に集中することができます。

使用している求人媒体が複数ある場合も、一元して面接コボットで管理できます。

面接者対応に時間が割けないとお悩みの採用ご担当者様！
是非一度、面接コボットforアルバイトをお試し下さい！